Semua manajemen perusahaan sudah saatnya sadar bahwa di tengah kondisi ekonomi dan persaingan bisnis yang semakin ketat, segala bentuk penghematan sebisa mungkin harus dilakukan. Dan juga kita ketahui, selama beberapa tahun terakhir ini Microsoft Indonesia dan rekannya BSA (Business Software Alliance) gencar mengejar-ngejar perusahaan di Indonesia untuk membayar lisensi atas penggunaan produknya.

Hal ini memang tidak dapat kita salahkan dan memang merupakan hak mereka sebagai pemegang hak cipta aplikasi tersebut. Namun seperti yang kita ketahui, lisensi paling murah dari MS Office basic yang hanya meliputi Word, Excel, dan Powerpoint adalah sekitar $150 dollar (atau Rp. 1,5 juta). Kalau misalkan sebuah perusahaan memiliki 10 PC, maka dia harus membayar sekitar Rp. 15 juta. Belum lagi lisensi OSnya seperti WinXP yang sekitar $140 dollar. Berarti total harga adalah sekitar Rp. 3 juta per PC, dikali 10 berarti Rp. 30 juta. Belum lagi lisensi servernya, CAL (client access license), dll. Bagi perusahaan menengah yang memiliki sekitar 100-300 PC, biayanya bisa mencapai milyaran rupiah!

Namun tentu saja, migrasi ini tidak semudah yang kita bayangkan. Perusahaan tetap perlu menimbang cost and benefit yang ada. Oleh karena itu, strateginya adalah:

* Melakukan analisa penggunaan PC dan aplikasinya secara detail atas seluruh PC yang ada. Disini kita mesti melakukan inventory atas aplikasi-aplikasi apa saja yang selama ini digunakan.
* Mana PC yang hanya digunakan untuk fungsi-fungsi administratif seperti mengetik, spreadsheet, dll.
* Mana PC yang dipakai untuk menjalankan aplikasi tertentu. Aplikasi apa saja itu, platform dan bahasa pemrograman apa yang digunakan, dll.
* Kemudian kita melakukan analisa deployment coverage. Di dalam analisa ini, kita melakukan penelitian terhadap seluruh PC yang ada.

Berdasarkan analisa di atas, kita buatkan juga analisa biayanya untuk kita persentasikan ke manajemen. Tentu alangkah baiknya bila seluruh PC dapat kita migrasi 100%, tapi dari pengalaman, hal ini sulit dicapai karena biasanya ada beberapa fungsi dari perusahaan yang sudah/sementara ini terlanjur terikat dengan produk Microsoft atau propietary lainnya. Menyedihkan memang.

Namun begitu, berdasarkan pengalaman, masih ada beberapa analisa yang harus dilakukan demi keberhasilan proses migrasi ini, yaitu:

1. Perlu di test lebih mendalam lagi sampai sejauh mana kompabilitas aplikasi-aplikasi tersebut berjalan di dalam environment dosemu dan samba. Sebab tentunya sangat beragam fungsi-fungsi yang ada di dalam sebuah aplikasi, dan mungkin saja ada yang tidak berjalan dengan baik.
2. Perlu diperiksa lagi sampai sejauh mana penggunaan fitur-fitur yang spesifik milik MS Office yang digunakan oleh user di dalam dokumen officenya. Sebab walaupun OpenOffice telah dapat mengakomodasi sebagian besar fungsi dan fitur dari MS Office, tetap saja tidak 100% compatible. Bila ternyata kita menemukan fungsi-fungsi yang tidak berjalan di OpenOffice, maka kita mesti memikirkan solusinya, apakah memang tidak dapat dilakukan sama sekali di OpenOffice, ataukah OpenOffice telah dapat melakukannya namun mesti dari file yang murni native dalam format OpenOffice.
3. Dan yang tentunya tidak kalah pentingnya adalah melakukan backup terlebih dahulu terhadap semua file yang akan dipakai. Sehingga ketika sewaktu-waktu ditemukan masalah, maka versi awalnya masih ada.
4. Hal terakhir yang saya alami juga penting adalah, memberikan pengertian kepada user, mengapa migrasi ini dilakukan. Berikan penjelasan yang dapat diterima user, dan juga bimbinglah dan sertai user di dalam menggunakan aplikasi yang baru tersebut.
5. Berikanlah contoh perbandingan yang dapat dilihat langsung oleh user, misalnya untuk print di MS Office kita kan buka menu ini dan ini…, nah di OpenOffice kita bukanya menu ini dan ini…